1. Správce osobních údajů 
   1. Institut klinické a experimentální medicíny, státní příspěvková organizace, zřizovací listina MZ ČR č.j. 17268-II/2012 ze dne 29. května 2012, IČO: 00023001, se sídlem Vídeňská 1958/9, 140 21 Praha 4 – Krč (dále jen „IKEM“ nebo „my“) zpracovává jako správce osobní údaje svých existujících či potenciálních dodavatelů, kteří jsou fyzickými osobami (dále je „dodavatelé“ nebo „Vy“).
   2. Zpracování Vašich osobních údajů probíhá v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).
   3. S informacemi, které o Vás shromažďujeme, zpracováváme a uchováváme, nakládáme zodpovědně. Tento dokument obsahuje informace o zpracování Vašich osobních údajů a popisuje Vaše práva.
2. Proč zpracováváme Vaše osobní údaje
   1. Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely:
      • plnění smlouvy s Vámi (dále jen „smlouva“). Právním základem prováděného zpracování je v tomto případě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR;
      • dodržení naší právní povinnosti stanovené obecně závaz­ným právním předpisem (např. povinnost IKEM uchovávat účetní a da­ňové doklady). Právním základem prováděného zpracování je v tomto případě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR;
      • ochrana práv, oprávněných zájmů a majetku IKEM. Právním základem prováděného zpracování je v tomto případě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR;
      • pokud nám k tomu udělíte souhlas, můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat pro účely uvedené v takovém souhlasu. Právním základem prováděného zpracování je v tomto případě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
   2. Poskytnutí osobních údajů zpracovávaných za účelem plnění našich právních povinností je zákonným požadavkem. Poskytnutí osobních údajů zpracovávaných k účelu plnění smlouvy je smluvním požadavkem. Nemáte zákonem uloženou povinnost nám tyto osobní údaje poskytnout, ale bez jejich poskytnutí nemůžeme uzavřít a/nebo plnit příslušnou smlouvu.
3. Jaké osobní údaje můžeme zpracovávat
   1. IKEM zpracovává osobní údaje, které nám poskytnete při jednání o uzavření smlouvy nebo kdykoliv v průběhu plnění smlouvy a dále údaje shromážděné po dobu trvání smlouvy. IKEM zpracovává následující kategorie informací o svých dodavatelích:
      • Identifikační údaje;
      • kontaktní údaje;
      • další údaje, které nám předáte nebo které shromáždíme po dobu trvání smlouvy.
   2. IKEM zpracovává pouze osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.
4. Aktualizace Vašich osobních údajů
   1. Vynaložíme přiměřené úsilí, abychom zajistili přesnost Vašich osobních údajů. Abyste nám s tím pomohli, měli byste nám sdělovat pouze přesné, pravdivé a aktuální informace. Pokud zjistíte, že informace, které zpracováváme, jsou nepřesné, nepravdivé či neaktuální (např. v důsledku změny Vašich osobních údajů), prosím informujte nás, abychom zjednali nápravu.
5. Jak dlouho uchováváme Vaše údaje
   1. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování. Pokud budou osobní údaje používány současně pro více různých účelů zpracování, budeme je zpracovávat, dokud neodpadne účel s delší dobou zpracování. K účelu s kratší dobou zpracování je však přestaneme používat, jakmile tato doba uplyne.
   2. IKEM používá následující kritéria pro stanovení doby zpracování osobních údajů dodavatelů:
      • k účelu plnění smlouvy budou osobní Vaše údaje zpracovávány do zániku závazků z příslušné smlouvy uzavřené s IKEM;
      • k účelu dodržení právních povinností budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušné právní povinnosti IKEM;
      • k účelu ochrany práv, oprávněných zájmů a majetku IKEM budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušného chráněného zájmu IKEM. Za účelem ochrany našich práv budeme zpracovávat Vaše osobní údaje i po zániku závazku z uzavřené smlouvy, a to konkrétně do konce 5. kalendářního roku po takovém zániku závazku. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jiného řízení, ve kterém budou řešeny naše práva či povinnosti vůči Vám, však zpracování neskončí před ukončením takového řízení;
      • osobní údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu budeme zpracovávat do doby, než udělený souhlas odvoláte (nestanovíme-li při získávání Vašeho souhlasu kratší dobu zpracování).
6. Komu předáváme Vaše osobní údaje
   1. Vaše osobní údaje budou předávány příslušným orgánům veřejné moci podle obecně závazných právních předpisů.
   2. Je-li to nezbytné pro ochranu práv, oprávněných zájmů a majetku IKEM, můžeme Vaše osobní údaje předat např. soudním nebo správním orgánům, soudním exekutorům apod.
   3. IKEM je dále oprávněn předat Vaše osobní údaje svým zpracovatelům, se kterými uzavřel písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů (např. účetní, daňoví či právní poradci, poskytovatelé IT systémů). Na žádost Vám poskytneme aktuální seznam zpracovatelů, kteří pro IKEM zpracovávají Vaše osobní údaje.
   4. Vaše osobní údaje budeme vždy předávat pouze v nezbytném rozsahu tak, aby bylo maximálně chráněno Vaše právo na ochranu osobních údajů a Vaše soukromí.
7. Předávání osobních údajů do třetích zemí
   1. V obecné rovině platí, že Vaše osobní údaje nepředáváme mimo území Evropského hospodářského prostoru (EHP).
   2. Pokud však některý z příjemců Vašich osobních údajů (viz čl. 6 výše) zpracovává osobní údaje v zemi mimo EHP, můžeme Vaše osobní údaje předávat i do takové třetí země. V takovém případě nicméně zajistíme, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány za dodržení příslušných záruk (např. uzavřením standardních smluvních doložek s příjemcem osobních údajů).
8. Jaká jsou Vaše práva
   1. V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte níže uvedená práva. Na výkon těchto práv se nicméně vztahují určité výjimky, a proto je nebude možné uplatnit ve všech situacích. V případě, že uplatníte Vaše práva a Vaše žádost bude shledána oprávněnou, přijmeme požadovaná opatření bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení Vaší žádosti (v důvodných případech lze tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce).
      

      Právo na přístup k osobním údajům	Máte právo na přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme.
      Právo na opravu	Můžete nás požádat o opravu nepřesných osobních údajů.
      Právo na výmaz	Můžete nás požádat o výmaz zpracovávaných osobních údajů; a to za podmínek uvedených v článku 17 GDPR. Upozorňujeme, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme za účelem plnění našich právních povinností, vymazat nesmíme.
      Právo odvolat souhlas	Pokud je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, můžete takový souhlas kdykoli odvolat a zabránit tak dalšímu zpracování pro účel uvedený v daném souhlasu. Odvoláním souhlasu nicméně není dotčena zákonnost zpracování v období před jeho odvoláním.
      Právo vznést námitku	Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněných zájmů IKEM, máte právo vznést námitku proti takovému zpracování.
      Právo na omezení zpracování	V určitých případech můžete požadovat, abychom omezili prováděné zpracování (např. do doby vyřešení Vašich námitek).
      Právo na přenositelnost údajů	Můžete nás požádat, abychom Vám či třetí osobě předali osobní údaje, které o Vás zpracováváme na základě smlouvy či Vašeho souhlasu v elektronické podobě.
      Právo podat žádost o zjednání nápravy a právo vznést stížnost	Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy, obraťte se prosím na nás a my neprodleně zjednáme nápravu. Stížnost ohledně prováděného zpracování nicméně můžete podat též přímo u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

9. Váš kontakt pro jakékoliv dotazy
   1. Se svými dotazy ohledně zpracování a ochrany Vašich osobních údajů se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů, který u IKEM působí (dále jen „DPO“). Našeho DPO můžete kontaktovat prostřednictvím emailu gdpr@ikem.cz či telefonicky na čísle +420 23 605 5091.